Archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie - zobacz jak robić to z głową?

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów - zobacz jak robić to z głową! Zobacz więcej!

Przechowywanie dokumentów

Nie ma firmy, która nie wytwarza i nie posiada dokumentów. Oczywiście skala jest zróżnicowana, w niektórych powstają ich tysiące dziennie, w innych ledwie kilka w miesiącu. Księgowe, podatkowe, pracownicze, wewnętrzne, sprzedażowe… Część z nich może być archiwizowana w postaci elektronicznej, na nośnikach, dyskach komputerów czy w chmurze. Część jednak to nadal dokumenty papierowe, których przechowywanie jest bardziej wymagające. Przechowywanie dokumentów wymagane prawem to 5 lat (np. dokumenty księgowe) do nawet 10 lat w przypadku dokumentów generowanych przy okazji realizacji projektów unijnych.

Zabezpieczenie przechowywanych dokumentów

Archiwizacja dokumentacji to nie tylko jej przechowywanie. Konieczne jest także zabezpieczenie, biorąc pod uwagę kryterium jawności dokumentów. Zwłaszcza dostępu do danych osobowych, wrażliwych, chronionych z mocy obowiązujących przepisów czy stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W większości firm, biur, rolę takiego zabezpieczenia spełniają szafy na dokumenty, sporadycznie sejfy czy wręcz kancelarie tajne.

Niezależnie jednak od tego, jaka jest waga dokumentu, czas jego przechowywania czy kryterium dostępności, to archiwizacja zaczyna się od odpowiedniej jego klasyfikacji. Przyporządkowania do właściwego miejsca, czy będzie to szafa, skoroszyt czy podręczny pojemnik na dokumenty. Niestety, dokumenty papierowe dużo trudniej dokładnie opisać czy błyskawicznie wyszukać, niż ich elektroniczne odpowiedniki. Tym ważniejsze są więc podstawowe zasad zachowania ładu, porządku i dostępności.

Wózek na teczki zawieszkowe - doskonały w kadrach

Wózki na teczki zawieszkowe są mobilne dzięki kółkom z hamulcem. Pozwalają przechowywać nawet 100 teczek z dokumentami, indeksowanych, z doskonałą łatwością wyszukania. Zabezpieczenie przechowywanych dokumentów jest możliwe dzięki zamknięciu wózka.

Pojemniki na dokumenty gwarancją porządku

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym do przechowywania dokumentacji papierowej są przeróżnego rodzaju pojemniki. Mogą służyć do wstępnego segregowania napływających dokumentów wg zadanego kryterium, np. faktury, pisma do załatwienia, reklamacje, pomysły, szkice, notatki. Takie szufladki i sortery na dokumenty znajdują się na biurkach większości chyba firm i instytucji. Ich atutem jest poręczność i łatwy dostęp dla pracowników, ale też dla potencjalnych klientów. Gabinety, biura czy urzędy wykorzystują w ten sposób pojemniki biurowe na katalogi, oferty, ulotki, prezentując je w sposób uporządkowany i estetyczny.

Do przechowywania na krótki czas dokumentów idealne są pojemniki na dokumenty Varicolor np. pojemnik Varicolor Durable z 4 szufladkami z zamykaną szufladą. Posiada wiele miejsca gdzie można i przechować dokumenty jak i również podzielić je na różne grupy klientów. Mieszczą się w nich dokumenty formatu A4, C4 oraz mniejszych A5. Każda szuflada posiada miejsce na opisanie.

Takich pudełek potrzeba w mniejszej oraz większej firmie, pomogą nam zadbać o porządek w biurze, ale również jak zostało wspomniane na początku, dzięki zamykanej szufladce będziemy mogli bardziej zadbać o ochronę danych klientów i pracowników, ponieważ uniemożliwiają one osobom nieupoważnionym bezpośredni dostęp do dokumentów. Posiadamy również pojemniki na dokumenty na ścianę w wersji poziomej lub pionowej które sortują dokumenty i zapewniają odpowiednie oznaczenie dokumentów.

Wartym rozważenia pomysłem są kolorowe pojemniki na dokumenty. Dzięki temu można określać kryterium przechowywanej w nich dokumentacji. Np. pod kątem ważności, czyli tradycyjnie czerwone jako najpilniejsze, albo przypisania do określonego działu w sekretariacie. Wprowadza to też trochę życia i barwy w często szaro – beżowe pomieszczenia biurowe.

Proste i skuteczne teczki na dokumenty

Jednym z najstarszych, o ile nie najstarszym, sposobem przechowywania dokumentacji są teczki. Spotkamy je zarówno w wersji wiązanej na sznureczek, nierzadko pożółkłej od dziesięcioleci spędzonych w archiwum, klasycznej teczki z gumką, której chyba każdy kiedyś używał w domy czy pracy, jak i jako nowoczesnej teczki zawieszanej. To ostatnie rozwiązanie jest zaskakująco praktyczne i funkcjonalne – teczki na dokumenty umieszczone są zbiorczo w wózku, koszu czy stojaku, ale wszystkie ich etykiety można błyskawicznie przeczytać, by znaleźć poszukiwany dokument. Takie rozwiązanie sprawia, że teczki jako sposób na uporządkowaną archiwizację spisują się idealnie.

Innym klasykiem archiwizacji w biurze są skoroszyty. Zaciskowe, by nie dziurawić kartek, lub wyposażone w koszulki na dokumenty, pełniące analogiczną funkcję.

Każde z tych rozwiązań pozwala na takie przechowywanie dokumentacji, by był do niej łatwy i szybki dostęp. Jednocześnie są to rozwiązania estetyczne, teczka czy skoroszyt mogą więc zawierać także ofertę dla klienta, podanie do urzędu czy draft umowy.

Skrzynki na klucze

Archiwizowane dokumenty najlepiej przechowywać w zamkniętych pomieszczeniach. Potrzebujemy zatem system kontroli dostępu do takich pomieszczeń. Najprostszy to po prostu wyposażenie w wysokiej jakości szafki na klucze - zamykane na kluczyk lub szyfr. Wtedy wyłącznie upoważnione osoby będą miały dostęp do . Posiadamy takie szafki w różnych wariantach w wielkości nawet do 72 sztuk kluczy. Szafki na klucze mogą mieć zamknięcie na klucz lub szyfr, jak również tak przydatne rozwiązanie jak wrzutnia na klucze.

Co po ukończeniu wymaganego prawem okresu archiwizacji dokumentów?

Zakończenie okresu archiwizacji umożliwia zniszczenie dokumentów. Wtedy optymalnym rozwiązaniem jest trwała niszczarka do dokumentów. Pamiętać trzeba, że musi ona posiadać klasę bezpieczeństwa dostosowaną do rodzaju niszczonych dokumentów. Inny rodzaj niszczarki będą wymagały dokumenty wrażliwe (np. dokumentacja medyczna), a inny dokumentacja sprzedażowa, czy księgowa.

Niszczarki do papieru - nasze bestsellery

Niszczarka Fellowes LX201 - jednorazowo niszczy do 12 kartek, posiada kosz o pojemności 22 litrów, klasa tajności P-5 na dokumenty papierowe. Mnóstwo dodatkowych funkcji jak wykrywanie ryzyka przegrzania, wykrywanie zbyt dużej liczby kartek w wejściu do niszczarki(zapobiega przeładowaniu), jak również czujnik SafeSense, który wyłącza urządzenie jeśli wykryje zetknięcie człowieka lub zwierzęcia z otworem na dokumenty. Niszczy kartki ze zszywkami, małymi spinaczami, a także karty kredytowe. Niszczarka do papieru Fellowes posiada 2 lata gwarancji na urządzenie i 5 lat na noże tnące.

Zobacz i kup!